(nil): Nikos Tsekhs (ntsekhs(@)gmail.com)
Ημερομηνία: Δευ 06 Μαρ 2006 - 15:22:51 EET
- Μηνύματα ταξινομημένα ανά: [ ημερομηνία ] [ thread ] [ θέμα ] [ συγγραφέα ] [ Επισυναπτόμενο ]
- Mail ενέργειες: [ Απάντησε σε αυτό το μήνυμα ] [ Στείλε ενα καινούριο μήνυμα ]
Αφιερωμένο στη Μυρτώ και σε όλες τις administrative assistants !
Γραμματείς...
Αποφασίζουν για το ποιος μπορεί να μιλήσει με το αφεντικό, γνωρίζουν
καυτά εταιρικά μυστικά και ενίοτε διευθύνουν μόνες τους την εταιρεία.
Πληκτρολογούν επιστολές, φιλτράρουν τηλεφωνήματα, διοργανώνουν
συγκεντρώσεις. Κυρίως όμως ένα πράγμα πρέπει να γνωρίζουν καλά: να
σιωπούν. Διόλου τυχαία, στις λατινογενείς γλώσσες η ρίζα της λέξης
secretary, γραμματέας, προέρχεται από τη λατινική secretum, που
σημαίνει απόκρυφος, απόρρητος. Η γραμματέας γνωρίζει τα πάντα, αλλά
προσποιείται ότι δεν ξέρει τίποτα. Υπάρχει, αλλά δεν εμφανίζεται
πουθενά. Γνωρίζει τις κινήσεις του προϊσταμένου της καλύτερα από τους
ανωτέρους, τους υφισταμένους, τους φίλους, τη σύζυγο και τις ερωμένες
του. Γίνεται αποδέκτης απόρρητων πληροφοριών και είναι το δεξί χέρι
του προέδρου. Απόδειξη; Σε ποσοστό άνω του 30%, ένα εκατομμύριο
Βρετανίδες βοηθοί ανώτερων διευθυντικών στελεχών έχουν πρόσβαση στον
τραπεζικό λογαριασμό του αφεντικού τους, ενώ το 50% γνωρίζουν
λεπτομερώς τις κινήσεις του. Συχνά όμως υποτιμάται η αξία του
επαγγέλματος που έχει συνδεθεί με ιδιαίτερες επιδόσεις. Αν ψάξετε στο
Ιντερνέτ για secretaries, θα ανακαλύψετε ως επί το πλείστον ροζ
ιστοσελίδες ...
Πτυχίο στη διπλωματία
Οι σύγχρονες γραμματείς καταρρίπτουν μια παμπάλαια προκατάληψη. Δεν
περνούν πια την ώρα της δακτυλογραφώντας επιστολές: «Η νέα τεχνολογία
βοήθησε να γίνεται η δουλειά πιο γρήγορα και πιο σωστά. Παλαιότερα το
βασικότερο εργαλείο μας ήταν η γραφομηχανήΛ™ αν χρειαζόμαστε αντίγραφα
χρησιμοποιούσαμε καρμπόν, επειδή δεν υπήρχε φωτοτυπικό. Μια επιστολή
έπρεπε να γραφτεί και να ξαναγραφτεί. Επίσης αφιερώναμε πολλές ώρες
στην αρχειοθέτηση» τονίζει η κα Ανδρούλα Χατζηβαρνάβα-Κυριακού,
executive assistant του κου Αντώνη Λυμπέρη, προέδρου των Εκδόσεων
Λυμπέρη.
Σήμερα πολλοί διευθυντές γράφουν μόνοι τους τα e-mail. Οι γραμματείς
αποκαλούνται βοηθοί, αν και στην πλειοψηφία τους εξακολουθούν να
εργάζονται σκληρά χωρίς πολλές προοπτικές καριέρας. Ασφαλώς οι νέες
τεχνολογίες μείωσαν κάποια από τα παραδοσιακά τους καθήκοντα, όχι όμως
και τις ώρες εργασίας. Διαχειρίζονται πλέον λιγότερα έγγραφα και δεν
είναι υποχρεωμένες να ξημεροβραδιάζονται ενημερώνοντας το αρχείο. Στην
εποχή των υπολογιστών, των τηλεφωνητών και της μείωσης δαπανών, μόνο
οι διευθυντές έχουν ιδιαιτέρα γραμματέα. Το 1972, στις ΗΠΑ
αντιστοιχούσε μία γραμματέας ανά πέντε διευθυντές. Το 1995 η αναλογία
ήταν ένα προς οκτώ, ενώ σήμερα ένα προς δώδεκα.
Η σύγχρονη γραμματέας οφείλει να έχει οργανωτικές και επικοινωνιακές
ικανότητες. Πρέπει να είναι σε θέση να αναζητά πληροφορίες και να
λύνει προβλήματα, να διαθέτει διπλωματικές ικανότητες και να παρέχει
διοικητική υποστήριξη στον προϊστάμενό της. Τα τελευταία χρόνια
τείνουν προς εξαφάνιση οι σχολές γραμματέων επιχειρήσεων καθώς
προτιμώνται για τη θέση άτομα με πτυχίο πανεπιστημίου σε κάποια ξένη
γλώσσα, στα οικονομικά ή στη νομική.
Δημιουργική φαντασία
«Τα καθήκοντα της γραμματέως έχουν διευρυνθεί. Έχει αλλάξει η φύση της
δουλειάς. Πρέπει να είσαι δίπλα στον άνθρωπο με τον οποίο συνεργάζεσαι
και να τον βοηθάς σε όλα τα επίπεδα με γρήγορους ρυθμούς. Πρέπει να
διαβάζεις το μυαλό του και να καταλαβαίνεις τι πρέπει να κάνεις πριν
ακόμη σου το ζητήσει. Ερχόμαστε σε επαφή με συνεργάτες από το
εξωτερικό και κάνουμε συμφωνητικά ... » διευκρινίζει η κα Ανδρούλα
Χατζηβαρνάβα-Κυριακού. Για να ανταποκριθεί κάποιος στις απαιτήσεις του
επαγγέλματος απαιτούνται ιδιαίτερα χαρακτηριστικά όπως ο αυτοέλεγχος
και η προθυμία. Γι' αυτό οι μισθοί ποικίλλουν, φτάνοντας μέχρι και τα
4.000 ευρώ μηνιαίως.
Ακριβώς λόγω της ιδιότητάς της ως φίλτρου μεταξύ του αφεντικού και του
κόσμου, η γραμματέας έχει την εξουσία να αποφασίζει ποιος και πότε
μπορεί να τον δει. Καθημερινά πρέπει να ανακόπτει με ευγένεια και με
σταθερότητα πολλά άτομα που πιστεύουν ότι η εταιρεία οφείλει να
ανταποκρίνεται στις ανάγκες ή στις παράλογες απαιτήσεις τους. Με τον
καιρό μαθαίνουν να αναγνωρίζουν τους φορτικούς. Όταν κάποιος λέει ότι
ο διευθυντής είναι υποχρεωμένος να κάνει κάποια πράγματα, σίγουρα
είναι μπελάς. Κάποιοι ζητούν τον τάδε κύριο ισχυριζόμενοι ότι είναι
φίλοι του. Όταν έχουν αμφιβολίες προσκαλούν το συνομιλητή να στείλει
ένα e-mail για να εκθέσει αυτό που θέλει και τον διαβεβαιώνουν ότι θα
διαβιβάσουν το μήνυμά του.
Αν οι ενοχλητικοί επιμένουν, η γραμματέας πρέπει να ξέρει να τους
αντιμετωπίζει. «Αν κάποιος είναι πολύ θυμωμένος, τον καλώ με γλυκό
ύφος να ηρεμήσει και να χαμηλώσει τον τόνο της φωνής του για να βρούμε
λύση στο πρόβλημά του» αναφέρει η κα Χατζηβαρνάβα-Κυριακού. Αυτά τα
καθήκοντα θέτουν σε σκληρή δοκιμασία τα νεύρα και τη δημιουργική
φαντασία. Σε τέτοιου είδους ζητήματα οι γυναίκες υπερέχουν από τους
άντρες, αφού είναι καλύτερες στη διαχείριση της πολυπλοκότητας. Επίσης
είναι πιο οργανωτικές, τακτικές και ακριβείς. Οι άντρες γραμματείς
αποτελούν μειονότητα, αν εξαιρέσουμε εκείνους των κομμάτων, των
υπουργών και των δήμων οι οποίοι έχουν διαφορετικά καθήκοντα από των
γραμματέων διοίκησης. Ας μην ξεχνάμε ότι στις προηγούμενες δεκαετίες
αυτές αποτελούσαν την εμπροσθοφυλακή της γυναικείας επαγγελματικής
χειραφέτησης.
Συντονισμένες γκέισες
Η συμβίωση του αφεντικού με τη γραμματέα του τη μετατρέπει στο alter
ego του ανωτέρου της. «Εγώ είμαι η βιτρίνα του γραφείου του προέδρου.
Γι' αυτό η ευγένεια είναι θεμελιώδης. Αγένεια και υπεροψία, αλλά και
απροσεξίες ή ανακρίβειες δημιουργούν κακή εντύπωση» αναφέρει η κα
Χατζηβαρνάβα-Κυριακού. Η συμπεριφορά της γραμματέως αντικατοπτρίζει
εκείνη του ανωτέρου της. Ένας πολιτισμένος διευθυντής έχει μια βοηθό
με ανάλογα προσόντα και το αντίστροφο. Τις περισσότερες φορές το στιλ
μιας γραμματέως συντονίζεται με εκείνο της εταιρικής κουλτούρας στην
οποία εργάζεται. Στην Ιαπωνία οι γραμματείς δεν πρέπει να παίρνουν
πρωτοβουλίες και απαγορεύεται να ακούν μουσική στο γραφείο. Κάθε
είδους δραστηριότητα που εκφράζει προσωπικά γούστα κατά τη διάρκεια
της εργασίας απαγορεύεται ρητώς.
Ροκ σταρ και φαν;
Σύμφωνα με τον Ολλανδό ψυχαναλυτή Μάνφρεντ Κετς ντε Βρίες, η
προσωπικότητα του διευθυντή καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο επιθυμεί
να του συμπεριφέρονται. Συνεπώς είναι σημαντική η συμβατότητα
χαρακτήρων. Ο λεπτολόγος χρειάζεται μια σχολαστική σαν εκείνον. Ο
επιθετικός επιλέγει μια βοηθό που επιβάλλεται. Ο νάρκισσος θέλει
κάποια ασουλούπωτη για να αναδεικνύεται ο ίδιος ή μια πολύ όμορφη για
να κολακεύει τη ματαιοδοξία του. Σε κάθε περίπτωση, οι περισσότεροι
διευθυντές προτιμούν μια βοηθό με ευχάριστο παρουσιαστικό.
¶λλωστε μια όμορφη παρουσία κατευνάζει τα πνεύματα. Στις επιχειρήσεις,
όπου οι δημόσιες σχέσεις είναι σημαντικές, η καλή εξωτερική εμφάνιση
είναι απαραίτητη προϋπόθεση.
Η σχέση μεταξύ αφεντικού και βοηθού μπορεί όμως να γίνει και πιο
προσωπική. Σήμερα το φαινόμενο παρουσιάζει ύφεση, καθώς μειώθηκε η
κοινωνική απόσταση μεταξύ αφεντικού και βοηθού που ήταν και κίνητρο
της έλξης. Ο ψυχολογικός μηχανισμός που ενεργοποιείται είναι παρόμοιος
με εκείνον που ελκύει μια θαυμάστρια για έναν ροκ σταρ. Εκείνη
ονειρεύεται έναν πλούσιο και διάσημο άντρα, εκείνος κάποια που να τον
λατρεύει. Σήμερα που οι γραμματείς εκτελούν καθήκοντα διευθυντή η
απόσταση μικραίνει.
Εικονική βοηθός
Όταν αφεντικό είναι ένας νέος άνθρωπος, ο κίνδυνος εξακολουθεί να
υφίσταται. Σύμφωνα με δημοσκόπηση της American Management Association,
το 38% των διευθυντών κάτω των 35 ετών ανέπτυξε σχέση με μια
υφισταμένη του, έναντι του 22% άνω των 35. Δεν γνωρίζουμε αν οι
ορμόνες ή τα βάρη της οικογένειας είναι παράγοντες που συμβάλλουν για
να σταματούν οι περιπέτειες. Πάντως, στη συλλογική φαντασία η
γραμματέας εξακολουθεί να γοητεύει.
Εξορκίζοντας τις επικίνδυνες επαγγελματικές σχέσεις, διάδοχος της
γραμματέως θα μπορούσε να είναι μια εικονική βοηθός, μια επαγγελματίας
η οποία χάρη στην τηλεργασία απαντά στο τηλέφωνο, διαχειρίζεται το φαξ
και το e-mail της διεύθυνσης, οργανώνει τις μετακινήσεις του αφεντικού
και μεταγράφει έγγραφα ενόσω βρίσκεται σε άλλη έδρα. Σε αρκετές
ευρωπαϊκές χώρες λειτουργούν εταιρείες που με μέσο μηνιαίο κόστος τα
250 ευρώ παρέχουν υπηρεσίες εικοσιτετραώρου βάσεως στους πελάτες τους.
Πρόκειται κυρίως για ελεύθερους επαγγελματίες ή για αλλοδαπούς που
χρειάζονται μια λογιστική βάση χωρίς πάγιες δαπάνες. Το πλεονέκτημα
της εικονικής υπαλλήλου για έναν εργοδότη έγκειται στο ότι πληρώνεται
με την ώρα, χωρίς εισφορές ασφάλισης, και είναι διαθέσιμη μέρα και
νύχτα.
Βαίνουμε προς το τέλος του παραδοσιακού αγγέλου του γραφείου; Μάλλον
όχι. Είναι δύσκολο να μοιράζεσαι επιχειρηματικά ή προσωπικά μυστικά με
την εικονική βοηθό. ¶λλωστε είναι ευκολότερο να ζητήσεις ένα ραντεβού
από το αφεντικό παρά από τη γραμματέα του, που έχει τόσα να
διεκπεραιώσει ...
περιοδικό φόκους
-- Η Έβελυν (Jokes-Robot(@)ceid.upatras.gr) γράφει : Μην κάνεις παιδιά ποτέ, κάνε μόνο εγγόνια. Gore Vidal ________________________________________________________________________ Joke of the Day ... Ελληνική Λίστα Ανεκδότων https://anekdota.duckdns.org ___ Η JotD βγαίνει σε Ελληνικά και Greeklish ___ ________________________________________________________________________
- Επόμενο μήνυμα: Nikos Tsekhs: "Στάσου πλάϊ μου... αλλά κ αι από πάνω μου καλά είναι"
- Προηγούμενο μήνυμα: Marita Kyriasoglou: "Re: Dupont!"
- Μηνύματα ταξινομημένα ανά: [ ημερομηνία ] [ thread ] [ θέμα ] [ συγγραφέα ] [ Επισυναπτόμενο ]
- Mail ενέργειες: [ Απάντησε σε αυτό το μήνυμα ] [ Στείλε ενα καινούριο μήνυμα ]